L'équipe

Cinq collègues, un poste chacun

Chaque collaborateur a un périmètre écrit, ses outils, son numéro de téléphone, son adresse email, et une liste de ce qu'il ne fait jamais sans votre accord. Les comptes-rendus ci-dessous sont des extraits représentatifs de ce que votre équipe lit chaque matin.

Camille

Financements

Les dossiers de financement complets du premier coup, quel que soit le financeur, les pièces vérifiées avant dépôt et les relances de documents déjà écrites. Camille monte et contrôle, vous déposez.

Ce que Camille fait

  • Monte les dossiers pour tous vos financeurs et vérifie chaque pièce avant dépôt : CPF, OPCO, France Travail, fonds d'assurance formation (AGEFICE, FIFPL), Transitions Pro, conseils régionaux, entreprise ou apprenant
  • Connaît les pièces exigées par chacun et prépare le dossier au bon format
  • Repère les dossiers incomplets et écrit la demande au candidat, pièce par pièce
  • Suit l'avancement des dossiers déposés et signale ceux qui bloquent
  • Prépare les réponses aux demandes de complément d'un financeur
  • Reconstitue les pièces justificatives d'un dossier ou d'un contrôle : émargements, séances planifiées, temps de connexion
  • Répond aux financeurs sur sa ligne et son email sur l'avancement d'un dossier
Jamais sans vousDéposer un dossier sur le portail d'un financeur, transmettre une pièce à une administration, engager le centre sur un montant, ou répondre à un litige.

Outils : Odoo ou votre CRM, votre LMS, votre outil d'émargement, votre messagerie, et les portails des financeurs via navigateur : EDOF pour le CPF, portails OPCO, Kairos pour France Travail, AGEFICE, FIFPL, Transitions Pro.

CamilleFinancements
Ligne directe · son propre numéro, ouvert le jour de son arrivée
camille@votre-centre.fr
Camille · FinancementsExtrait de compte-rendu
  • 12 dossiers de financement de la session du 15 vérifiés : convention signée, pièce d'identité, attestation d'inscription
  • 2 dossiers OPCO et 1 dossier AGEFICE incomplets : pièces manquantes listées, demande rédigée pour chaque candidat
  • Relevé d'heures reconstitué pour un contrôle : 3 séances sans émargement signalées
  • Dépôt des 3 dossiers sur le portail : j'attends votre accord

Léa

Commercial & Relation apprenant

Aucun appel sans réponse, aucun dossier oublié. Léa décroche sur sa propre ligne, retrouve le dossier de la personne et l'accompagne jusqu'au jour de l'examen.

Ce que Léa fait

  • Répond aux appels et aux messages en retrouvant le dossier de l'appelant : pièces fournies, convocation, résultat, avancement
  • Relance les prospects et les dossiers incomplets aux bonnes dates
  • Inscrit, envoie conventions, convocations et rappels de session
  • Répond aux questions administratives, y compris le soir et le week-end
  • Suit la logistique : pièce manquante, changement de session, absence
Jamais sans vousAccorder une remise, valider un financement, répondre à une réclamation ou à un apprenant en difficulté. Le marketing et la prospection sortante ne sont pas de son poste.

Outils : votre CRM ou Odoo, votre téléphonie, votre messagerie, votre agenda.

LéaCommercial & Relation apprenant
Ligne directe · son propre numéro, ouvert le jour de son arrivée
léa@votre-centre.fr
Léa · Relation apprenantExtrait de compte-rendu
  • Appel entrant sur ma ligne : dossier retrouvé, il manque la pièce d'identité, expliqué et relance envoyée
  • Convocation renvoyée à 2 candidats de la session du 15
  • Question sur la date d'examen : réponse donnée, note ajoutée au dossier
  • Le prospect demande un paiement en 3 fois : hors de ma délégation, je vous le transmets

Malik

Formateur

Un tuteur qui ne répond qu'à partir de vos contenus, et une aide à la correction qui n'enlève jamais la note des mains du formateur.

Ce que Malik fait

  • Répond aux questions de cours en citant le module et la séquence d'origine
  • Lit les copies scannées, y compris manuscrites, et reconstruit la grille de notes
  • Propose une pré-correction que le correcteur vérifie et ajuste
  • Corrige les exercices d'entraînement et explique l'erreur
  • Remonte les questions récurrentes et les points de blocage aux formateurs
Jamais sans vousArrêter une note, publier un résultat, répondre hors de vos contenus, ou traiter un message de détresse. Ces cas partent chez un formateur.

Outils : votre LMS (Moodle, Open edX ou autre), votre outil d'examen, vos supports de cours, les copies scannées.

MalikFormateur
Ligne directe · son propre numéro, ouvert le jour de son arrivée
malik@votre-centre.fr
Malik · FormateurExtrait de compte-rendu
  • Copies de la session de Lyon lues : 41 grilles reconstruites, 3 signalées illisibles
  • Question sur le coût de revient kilométrique : réponse sourcée module 4, séquence 2
  • 3e question cette semaine sur le même point : signalé à l'équipe pédagogique
  • Pré-corrections prêtes : le correcteur vérifie et arrête les notes

Sacha

Ingénierie pédagogique

Des sujets et des contenus ancrés sur vos cours, jamais inventés, toujours relus par un formateur qui en reste l'auteur.

Ce que Sacha fait

  • Génère des questions reliées, une par une, à la séquence de cours qui les justifie
  • Assemble des sujets et leurs variantes sans reprendre les sessions précédentes
  • Transforme un support existant en séquence e-learning structurée
  • Rédige les guides d'animation des sessions présentielles
  • Signale les contenus devenus obsolètes après une évolution réglementaire
Jamais sans vousPublier un sujet ou un contenu auprès des apprenants. Tout passe par la relecture d'un formateur, qui reste l'auteur et signe.

Outils : vos supports (PDF, SCORM, vidéos), votre LMS, votre outil d'examen.

SachaIngénierie pédagogique
Ligne directe · son propre numéro, ouvert le jour de son arrivée
sacha@votre-centre.fr
Sacha · Ingénierie pédagogiqueExtrait de compte-rendu
  • 40 questions générées sur le module Réglementation sociale, chacune reliée à sa séquence
  • 6 questions écartées : la notion n'est pas dans le cours
  • 2 variantes assemblées, zéro question commune avec les 3 dernières sessions
  • Sujets soumis à la relecture du formateur référent avant impression

Nora

Qualité & conformité

Les preuves classées par indicateur au fil des sessions, les procédures écrites noir sur blanc, un dossier prêt le jour de l'audit plutôt que la veille, et les dossiers d'agrément suivis remarque par remarque.

Ce que Nora fait

  • Collecte et classe les preuves par indicateur à chaque session
  • Rédige et tient à jour les procédures que l'auditeur demande de formaliser
  • Dépouille les questionnaires de satisfaction et les réclamations
  • Repère les preuves manquantes et prépare les relances
  • Prépare les rapports d'audit et les revues de direction
  • Propose une réponse sourcée sur le texte applicable quand un auditeur, un financeur ou une administration pose une question
  • Suit un dossier d'agrément commentaire par commentaire, et ne corrige le document qu'après accord écrit
Jamais sans vousTransmettre un document à un auditeur ou à une administration, répondre à une réclamation, modifier une procédure, et signer à la place de qui que ce soit.

Outils : votre Drive ou SharePoint, votre outil d'émargement, vos questionnaires, votre LMS.

NoraQualité & conformité
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nora@votre-centre.fr
Nora · Qualité & conformitéExtrait de compte-rendu
  • Session du 5 : émargements, évaluations à chaud et attestations classés (indicateurs 11 et 12)
  • Procédure de préparation à l'examen mise à jour, critère de passage écrit
  • Dossier d'agrément : 2 remarques de l'experte traitées, réponses sourcées sur le texte, en attente de son accord
  • Preuve manquante : questionnaire à froid de la session de juin, relance préparée
  • Envoi de la relance aux 14 apprenants concernés : j'attends votre accord

Commencez par le poste qui vous coûte le plus de temps

La plupart des centres recrutent d'abord Camille ou Nora. Un collaborateur, c'est 249 € HT par mois. Vous ajoutez les autres à votre rythme.

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